Cómo hacer un inventario de un negocio pequeño, paso a paso

Para hacer el inventario de un negocio chico, elegí un momento sin clientes, recorré el local góndola por góndola y anotá cuántas unidades hay de cada producto, con lo vencido aparte. Después comparás lo que contaste con lo que debería haber: la diferencia es lo que se perdió, y lo que quedó por debajo del stock mínimo va al pedido.

El primero lleva más trabajo. Los que siguen son cortos si entre conteo y conteo llevás el control de stock al día.

Inventario y control de stock: cuál es la diferencia

El inventario es contar todo lo que hay en el local un día. Es una foto: te dice qué tenés hoy.

El control de stock es anotar lo que entra y lo que sale (compras, ventas, vencidos, roturas) para saber cuánto tenés sin contar. Es la película. Uno controla al otro:

Lo que debería haber = lo que contaste la vez pasada + lo que entró − lo que vendiste − lo que tiraste

Si la cuenta dice que tendrían que quedar 20 lavandinas y contás 14, hay 6 que se fueron sin anotarse. Sin control, el inventario te dice cuánto hay; con control, además te dice cuánto falta.

Cómo hacer un inventario paso a paso

Antes de contar

1. Elegí el momento. Con el local cerrado o en la hora más floja. Si vendés mientras contás, anotá aparte lo que sale de una góndola ya contada.
2. Armá la lista en el orden del local, no en orden alfabético: góndola por góndola, estante por estante, la heladera y al final el depósito. Si no, vas a saltear cosas.
3. Ordená. Juntá cada producto en un solo lugar. Si el mismo jabón está en dos estantes, lo vas a contar dos veces o ninguna.
4. Separá lo vencido y lo roto en una caja aparte. Se anota, pero no es stock: es pérdida.

Mientras contás

1. Siempre en el mismo sentido: de arriba abajo y de izquierda a derecha.
2. En unidades, no en bultos. Una caja de 12 alfajores abierta con 7 adentro son 7. Las cajas cerradas, cajas × unidades por caja.
3. De a dos, si podés. Uno cuenta en voz alta y el otro anota. Lo que vale más, que lo vuelva a contar el otro.
4. Si no lo ves, es cero. No completes de memoria porque "seguro hay en el depósito".

Después de contar

1. Pasá los números a la planilla el mismo día.
2. Anotá las diferencias contra lo que debería haber y pasalas a plata: unidades que faltan × costo. No es lo mismo perder $ 5.000 que $ 150.000.
3. Armá el pedido con lo que quedó por debajo del stock mínimo.

Primero sale lo que vence primero

Lo que llegó antes se vende antes. Cuando entra mercadería, lo nuevo va atrás (o abajo) y lo que ya tenías pasa adelante. En la heladera, igual. El día del inventario, mirá fechas:

• Lo vencido sale de la góndola y va a la caja de pérdidas.
• Lo que vence en los próximos 30 días va bien adelante o a un cartel de oferta. En lácteos y fiambres, lo que vence esta semana.
• Anotá la fecha más próxima de cada producto en la planilla. Ojo que no es solo comida: las pilas y los protectores solares también vencen.

Lo vencido también es un dato. Supongamos que tiraste 8 yogures de $ 1.000 de costo: son $ 8.000 menos de ganancia. Si se repite todos los meses con el mismo producto, comprás de más: pedí menos y más seguido.

Stock mínimo y punto de pedido: cuándo reponer cada producto

El stock mínimo es la cantidad por debajo de la cual un producto entra en el próximo pedido. Depende de cuánto vendés y de cuánto tarda en llegarte.

Stock mínimo = lo que vendés por día × días hasta que llega la reposición + un colchón

El colchón cubre un día de mucha venta o un proveedor que se atrasa. Arrancá con un día de venta y, si te quedás sin el producto antes de que llegue el pedido, subilo. En los manuales, esta cuenta completa se llama punto de pedido y el stock mínimo es solo el colchón; en el mostrador se le dice stock mínimo a todo.

Para saber cuánto vendés por día, usá dos conteos: lo del primero, más lo que entró, menos lo del segundo, dividido los días que pasaron. Si el lunes había 30 gaseosas, el jueves entraron 24 y el lunes siguiente quedan 12, salieron 42 en 7 días: 6 por día.

Cada cuánto hacer inventario

No hay un número que sirva para todos. En un negocio chico funciona combinar tres conteos:

• Un inventario completo cada uno o dos meses, con todo el local.
• Un conteo corto por semana, de una góndola o un rubro, rotando. Así contás todo sin cerrar un día entero.
• Lo que más vale o más desaparece (chocolates, pilas, desodorantes, cargadores), todas las semanas.

Contá aparte cuando entra o se va alguien que atiende y cuando la caja no te cierra. Si las diferencias se repiten, leé cómo encontrar un faltante.

Planilla de Excel para el control de stock

Alcanza con una hoja de Excel o de Google Sheets, que es gratis. Estas son las columnas, en este orden:

Las fórmulas van en la fila 2 y después las arrastrás para abajo:

• Valor (J2): =E2*G2
• Pedir (K2): =SI(G2<=H2;"PEDIR";"")
• Vence pronto (L2, si la querés): =SI(Y(I2<>"";I2-HOY()<=30);"VENCE PRONTO";"")
• Plata total en mercadería: =SUMA(J2:J1000)

Si tu Excel está en inglés, las funciones son IF, AND, TODAY y SUM, y puede que use coma en vez de punto y coma.

La columna Valor te dice cuánta plata tenés parada en cada producto. Ordenala de mayor a menor: si arriba aparece algo que casi no se vende, es plata quieta.

Cuándo el Excel ya no alcanza

La planilla sirve el día del inventario. El problema es el resto del mes: el Excel no se entera de lo que vendés, y nadie resta a mano cada venta con el local lleno. Señales de que ya te quedó chica:

• El stock de la planilla solo es real el día que contás. El resto del mes, adivinás.
• No sabés qué se vendió. Si faltan 6 gaseosas, no sabés si se vendieron, se rompieron o salieron sin pagar.
• Atiende más de una persona o tenés dos locales, y cada uno anota distinto (o no anota).
• Armar el pedido te lleva una tarde recorriendo góndolas.

Ahí conviene un sistema donde cada venta descuente el stock sola. El inventario sigue, pero pasa a ser corregir lo que el sistema ya sabe. Para elegir uno, mirá qué tiene que tener un programa para kiosco.

Cómo hacerlo con Kioskeo

• Pasás tu planilla tal cual. Kioskeo lee las columnas Producto, Precio de venta, Costo, Código y Rubro: cómo importar tu Excel. Si la volvés a importar con precios nuevos, actualiza lo que ya estaba en vez de repetirlo. El stock no viaja en el Excel: lo cargás el día que contás.
• Contás con el celular. En Productos tocás el escáner, apuntás la cámara al código y se abre el producto: tocás Stock y escribís lo que contaste. Con una pistola lectora en la compu, igual. Paso a paso: cómo corregir el stock.
• Cada venta lo descuenta sola, y si anulás una, vuelve. No hace falta cargar el stock de todo: lo que no tiene número no se cuenta. Arrancá por lo que más vendés o más se pierde.
• Ves qué reponer con un toque: Stock bajo muestra lo que tiene 5 o menos y Sin stock, lo agotado (qué me falta reponer). En lo que vendés mucho, tu mínimo va a ser más alto: para el pedido grande, seguí usando tu cuenta.
• Cargás lo que llega producto por producto o, con Kioskeo Plus, con una foto de la factura del proveedor: lee productos y cantidades, revisás y se suma al stock.
• Con varios locales (Kioskeo MAX), cada sucursal tiene su stock y los ves todos desde tu panel.

Preguntas frecuentes

¿Hay una planilla de stock en Excel gratis?

Sí: la de arriba. Armala en una hoja nueva de Excel o de Google Sheets con esos títulos y esas fórmulas. Si respetás los nombres de las columnas, después la pasás a un sistema sin tocarla (los títulos que lee Kioskeo).

¿Cómo hago un inventario en un cuaderno?

Igual que en la planilla: una hoja por góndola, en el orden del local, con columnas para producto, costo, cantidad contada, stock mínimo y vencimiento. Usá lápiz, porque vas a corregir. Al pie de cada hoja sumá cantidad × costo y sabés cuánta plata hay en esa góndola.

¿El inventario se calcula al costo o al precio de venta?

Para tus cuentas, al costo: lo que querés saber es cuánta plata pusiste en mercadería. Con precios que suben seguido, usá el costo de reposición, lo que te saldría volver a comprarlo hoy. Está explicado en cómo calcular el precio de venta.