Faltante de caja: cómo saber dónde se va la plata

Un faltante de caja es la diferencia entre la plata que tendría que haber en el cajón y la que hay cuando cerrás. Antes de pensar en un robo, descartá los errores: un vuelto mal dado, un retiro que nadie anotó, una venta por QR cargada como efectivo. Si la diferencia se repite, cerrá la caja por turno y fijate si aparece siempre en el mismo horario o con la misma persona.

Primero, descartá los errores

Muchos faltantes tienen una explicación aburrida, y conviene descartarla antes de mirar a nadie:

• Retiros sin anotar. Le pagaste al proveedor con plata del cajón y no quedó escrito. Suele faltar un número redondo.
• Medio de pago mal cargado. Una venta por QR o débito registrada como efectivo hace faltar en el cajón justo ese monto.
• Transferencias que no llegaron. El cliente mostró un comprobante en el celular y la plata nunca entró. Se descubre al cruzar con el banco.
• Vueltos mal dados. Apuro en la hora pico o billetes parecidos. Suele faltar el valor de un billete.
• Devoluciones sin anular la venta. Le devolviste la plata a un cliente y la venta sigue registrada: el sistema cuenta una plata que ya no está.
• Errores de conteo. Recontar, mejor si cuenta otra persona, resuelve muchos.

Si encontrás la causa, anotala junto al cierre. Si el mismo error vuelve todas las semanas, el problema es de método y no de personas: revisá cómo hacer el cierre de caja paso a paso.

Cómo saber si es un error o un robo

Un error aparece en cualquier turno, con montos sueltos. Un robo tiende a repetirse: los mismos días, los turnos de la misma persona, montos parecidos. Por ejemplo, si un martes falta $ 2.000 y un jueves $ 1.000, en turnos distintos, es ruido. Si los turnos de la tarde cierran con $ 5.000 a $ 10.000 de menos tres veces por semana, son entre $ 60.000 y $ 120.000 por mes: eso es un patrón.

Para verlo necesitás tres cosas:

1. Un cierre por turno. Si la caja se cierra una vez por día y atienden dos personas, nunca vas a saber de qué turno es la diferencia.
2. Un usuario por persona. Cada uno entra con su propio PIN, así cada venta, retiro y anulación queda a su nombre.
3. Cierre ciego. El que cuenta no sabe cuánto tendría que haber, así no puede acomodar el conteo ni sacar un sobrante sin que se note.

Con eso, esta tabla te ayuda a leer lo que ves:

Cuando falta mercadería: el robo hormiga

A veces la caja cierra perfecto y la plata igual no aparece a fin de mes. Puede ser mercadería que sale sin pasar por la caja: lo que se lleva un cliente, lo que alguien consume sin anotar o lo que se le da a un conocido. Son cosas chicas que, sumadas, pesan. Pero lo que se vence o se rompe y se tira sin anotar también aparece como faltante.

Para encontrarlo, cruzá ventas, compras y stock de unos pocos productos:

Stock que tendría que haber = lo que contaste + lo que compraste − lo que vendiste − lo vencido o roto

Ejemplo con pilas en un drugstore: el lunes contaste 40, el miércoles entraron 24 y en la semana el sistema registra 30 vendidas. Tendrías que tener 34. Si contás 26, hay 8 que salieron sin pasar por la caja.

No hace falta contar todo el local. Elegí entre 10 y 20 productos chicos, caros y fáciles de llevarse (pilas, cargadores, auriculares, chocolates, desodorantes, perfumes chicos) y contalos una vez por semana. Si querés armar el conteo completo, está explicado en cómo hacer un inventario.

Cómo prevenir faltantes sin vivir desconfiando

El control no es para pescar a nadie: es para que, si algo falta, se sepa cuándo. Y cuida al empleado honesto, porque deja claro que la diferencia no fue suya.

• Cambio fijo, contado al abrir y de nuevo por quien recibe el turno.
• Retiros siempre anotados: cuánto, para qué y quién, en el momento.
• El QR y el alias del negocio, a la vista en el mostrador. Nunca se cobra a la cuenta de un empleado, ni "por esta vez".
• Anular una venta necesita tu autorización o la del encargado.
• Mirá los cierres todas las semanas, no solo cuando falta mucho. Lo chico que se repite es lo que más suma.

¿Se le puede descontar un faltante de caja al empleado?

Por regla general, no se puede descontar del sueldo. La Ley de Contrato de Trabajo, en su artículo 131, dice que no se puede deducir, retener ni compensar ninguna suma que rebaje la remuneración. El artículo 132 enumera las excepciones (adelantos de sueldo, aportes, cuotas sindicales y otras puntuales), y el faltante de caja no está en esa lista.

Si tu empleado está en el convenio de empleados de comercio (CCT 130/75), hay un dato más. El artículo 30 del convenio prevé un adicional por fallo de caja para los cajeros y para quien tiene la obligación específica de cobrarle a la clientela, "en compensación de su riesgo de reposición de faltantes de dinero cobrado". Se paga por trimestre vencido y no le corresponde a quien cobra de vez en cuando. Cuánto es hoy depende de la categoría y de la escala vigente: preguntáselo a tu contador.

Cómo se combinan la ley y el convenio en un faltante concreto depende de cada caso. Antes de descontar nada o de reclamarle plata a un empleado, consultá a un abogado laboral.

Qué hacer si sospechás de alguien

• No acuses sin pruebas, y menos delante de clientes o de otros empleados. Un faltante en el cierre, solo, no prueba quién se llevó la plata.
• Juntá lo que tenés: los cierres con fecha, turno y monto, quién abrió y quién cerró, los retiros, las anulaciones y los conteos de stock.
• Ajustá los controles mientras tanto: cierre por turno, cierre ciego y anulaciones con tu autorización.
• No descuentes nada del sueldo por tu cuenta ni decidas en caliente. Antes de cualquier paso formal, consultá a un abogado laboral.

Cómo hacerlo con Kioskeo

• Caja por turno con cierre ciego. Cada turno abre con el cambio y cierra contando el cajón sin ver el esperado. Con el PIN del dueño puesto, el cajero tampoco lo ve antes de contar: cómo cerrar la caja.
• Un PIN por empleado (Kioskeo Plus y MAX). Cada uno entra con el suyo y lo que vende, lo que retira y los turnos que cierra quedan a su nombre. El cajero no puede anular una venta sin tu PIN: cómo ponerle PIN a un empleado.
• Los cierres quedan guardados. En Turnos anteriores ves quién abrió cada turno (y quién lo cerró, si fue otra persona) y si faltó o sobró plata. Si alguien contó dos veces, figura cuánto le dio el primer conteo, y los retiros no se pueden borrar: cómo ver los cierres de caja.
• El stock baja solo con cada venta. Si además cargás la mercadería que te llega, cuando contás un producto y no coincide con lo que dice Kioskeo, la diferencia salió sin pasar por la caja (o entró mal cargada).

Preguntas frecuentes

¿Qué es el fallo de caja?

Es un adicional del convenio de empleados de comercio (CCT 130/75, art. 30) para los cajeros y para quien tiene la tarea fija de cobrarle a la clientela. Compensa el riesgo de tener que reponer faltantes y se paga por trimestre vencido. El monto depende de la escala vigente: consultalo con tu contador.

¿Cómo sé si un empleado me roba?

Por un faltante suelto, no lo vas a saber. Lo que muestra un problema es un patrón: diferencias que se repiten en los turnos de la misma persona, muchas ventas anuladas o mercadería que falta siempre en los mismos productos. Para verlo necesitás cerrar la caja por turno y que cada uno trabaje con su propio usuario.

¿Cuánto faltante de caja es normal?

No hay un número que sirva para todos los negocios. Más que el monto, mirá la frecuencia: una diferencia chica y suelta suele ser un vuelto; la misma diferencia todas las semanas hay que revisarla. Anotá cada diferencia con su causa y en dos meses vas a tener tu propia vara.